Hankkeen loppuraportin tiivistelmä
Hankkeen tausta
Julkisten toimijoiden elintarvikehankintoihin liittyen on todettu olevan tarve yhteiselle hankintaohjeistukselle, joka helpottaisi julkisten elintarvikehankintojen prosessiin osallistuvien organisaatioiden toimintaa. Vuonna 2007 uusiutunut hankintalaki on lisännyt ohjeistusten tarvetta entisestään. Erityisesti toimialaliitot ovat tehneet erityyppisiä hankintaohjeistuksia, mutta elintarvikkeiden osalta tällainen julkinen opas puuttui.
Elintarvikkeiden hankintaohjeistukselle on nähty tarve niin julkisten ostajien kuin myyjienkin keskuudessa, ja hanketta ovat tukeneet muun muassa elintarviketeollisuus, tukkukauppa ja Kuntaliitto. Ohjeistus liittyy julkisten elintarvikehankintojen nykyistä kustannustehokkaampien ja kestävämpien hankintaprosessien ja yhteisten tehokkaiden toimintamallien kehittämiseen.
Osapuolet, vastuuhenkilöt ja budjetti
Hankkeen toteutti vuoden 2008 aikana HSE Executive Education Oy (HSE EE), projektijohtajana toimi johtaja Petteri Pohto ja projektipäällikkönä/toteuttajana sekä Anna Heinonen että Petteri Pohto. Ohjeistukseen sisällytettävät asiat pohjautuivat LTT-Tutkimus Oy:n (nyk. HSE Executive Education Oy) yhteistyössä elintarviketoimittajien sekä kuntien kanssa toteuttamaan, julkisiin elintarvikehankintoihin kohdistuneeseen tutkimustyöhön.
Hankkeeseen osallistuivat asiantuntijatyöpanoksellaan elintarviketeollisuutta, tukkukauppaa, kuntia, alan pk-sektoria, päivittäistavarakauppaa, Elintarviketeollisuusliittoa, Kuntaliittoa, Hansel Oy:tä, Kestävät Hankinnat -toimenpideohjelmaa, Ruoka Suomi -teemaryhmää sekä Elinvoiman Eväät -valmistelutyöryhmää edustavat ohjausryhmän jäsenet.
Maa- ja metsätalousministeriö myönsi hankkeeseen enintään 70 000 euroa. Projektin kustannuksiksi muodostui 60 000 euroa alkuperäiseen suunnitelmaan kuuluneen alihankintaosuuden toteuduttua omana työnä ja työn valmistuttua jonkin verran suunniteltua tehokkaammin.
Hankkeen tavoitteet
Ohjeistuksen tavoitteena on parantaa koko elintarviketalouden kilpailukykyä erityisesti laadun, vastuullisen yritystoiminnan ja kuluttajien kotimaiseen elintarviketalouteen kohdistuvan luottamuksen kehittämisen kautta.
Elintarvikkeiden hankintaohjeistuksen tavoitteena on auttaa tehostamaan kuntien ja muiden julkisorganisaatioiden kestäviä elintarvikehankintaprosesseja, vähentämään eri osapuolten epäselviä käytännön hankintatilanteita sekä kehittämään ostajien ja myyjien välistä yhteistyötä. Hankkeessa luotiin elintarvikehankinnoissa yleisesti käyttöön soveltuva ohjeistus sille, miten kilpailutusprosessi viedään kokonaisuudessaan läpi ja varmistetaan riittävät valmistelutoimenpiteet hankinnalle, oikein tehdyt tarjouspyynnöt, tarkoituksenmukaisin laatu ja palvelu sekä ostajan että myyjän kustannustehokkuus. Ohjeistus antaa tietoa myös sopimuksenaikaisen yhteistyön kehittämiseen ja elintarvikehankintojen laajempiin ulottuvuuksiin, kuten mm. ympäristö- ja yhteiskuntavastuukysymyksiin.
Ohjeistuksen painopiste on elintarvikeketjun eri toimijoiden käytännön hankintoihin liittyvän työn tukemisessa. Tavoitteena oli tuottaa mahdollisimman selkeitä ja yksityiskohtaisia ohjeita sekä jalkauttaa ohjeet tehokkaasti käytäntöön.
Menetelmät keskeiset tulokset ja julkaisut
Hankkeessa on koottu yhteen suuri määrä tietoa kirjallisista lähteistä, tutkimusraporteista, internet-lähteistä ja analysoitu sekä tulkittu aineistoa elintarvikehankintojen kannalta. Lisäksi hankkeeseen on kerättu tietoa lukuisilla keskusteluilla, haastatteluilla ja aiempaa tutkimusta hyödyntämällä.
Analysoidun lähdeaineiston pohjalta kirjoitettiin itse elintarvikkeiden hankintaohjeistus. Ohjeistus on julkaistu täydellisenä sähköisessä muodossa, jolloin ohjeistusta on mahdollista päivittää säännöllisin väliajoin.
Elintarvikkeiden hankintaohjeistus linkittyy muuhun elintarvikealan kehittämistyöhön ja tuottaa osaltaan aineistoa elintarvikealan järjestelmälliseen ja kestävään hankintatoimen kehittämiseen, suurten ja pienten toimijoiden elinkeinoedellytysten turvaamiseen sekä tuottaa tietoa myös yhteiskunnallisesti laajemmista aihealueista, kuten ympäristö- ja yhteiskuntavastuukysymyksistä elintarvikealalla.
Elintarvikkeiden hankintaohjeistuksen hyödynsaajina ovat kaikki julkishallinnon elintarvikehankintojen osapuolet: julkisorganisaatiot (kunnat, valtio ja seurakunnat) ostajina sekä elintarviketeollisuus ja tukkukaupat myyjinä. Tulokset ovat julkisesti kaikkien käytössä.
Elintarvikkeiden hankintaohjeistus on julkaistu kokonaisuudessaan ja kaikille avoimena webbiosoitteessa www.hankintaohjeistus.fi