Laatutarha III väliraportti vuodesta 2008 (1.3.2008–31.12.2008)

1. HANKKEEN TAVOITTEET

Päätavoite: Hankkeen päätavoite on vahvistaa kasvisketjun, erityisesti pakkaamojen yhteisvastuuta Laatutarha-ohjeiston käyttöönotosta pakkaamoyrityksissä sekä niiden sopimustiloilla.

Osatavoite 1: Toimiva pakkaamoauditointikäytäntö
Tarkoituksena on osallistaa ja vastuuttaa pakkaamot Laatutarha-ohjeiston käytäntöön viemisessä pakkaamoissa ja heidän sopimustiloillaan. Lisäksi on tarkoitus kouluttaa pakkaamoauditoijia ja nopeuttaa auditointien läpivientiä yrityksissä.

Osatavoite 2: Tehokas ja kattava sisäinen viestintä
Suomalaisen elintarviketuotannon imagon hyväksi tehdyn työn hyöty realisoituu vasta siinä vaiheessa kun kuluttajalle on ostotilanteessa tarjolla selkeästi merkitty kotimainen vaihtoehto. Siksi on tärkeää, että merkki on näkyvästi käytössä ja samanaikaisesti yrittäjät järjestöineen pitävät huolen merkin lupausten täyttämisestä ja järjestelmän edelleen kehittämisestä.

Tarkoituksena on parantaa a) tukku- ja vähittäiskaupan kasvisammattilaisten b) kasviskaupan tavarantoimittajien (pakkausmateriaalien, lannoitteiden, siementen ym. toimittajat) c) viranomaisten ja alan muiden toimijoiden (kuten alan opiskelijat, opettajat, järjestöjen edustajat) tietämystä Laatutarha-ohjeiston vaatimuksista, auditointikäytännöstä ja sen tuloksista.

Osatavoite 3: Auditoijien välisen vuorovaikutuksen ja dokumenttien hallinnan helpottuminen auditoinnissa.

2. HANKEOSAPUOLET JA YHTEISTYÖ

Kotimaiset Kasvikset ry johtaa hanketta, järjestää auditoijien ja kasvisalan ammattilaisten koulutukset, materiaalit, sähköisen tietojärjestelmän ja toteuttaa itsearvioinnin. Yhdistyksellä on myös vastuu tiedottamisesta.

ProAgrian, Puutarhaliitto ry:n ja Kauppapuutarhaliitto ry:n neuvojat yhdessä Kotimaiset Kasvikset ry:n kanssa toteuttavat sopimustuottajien ryhmäneuvonnan. Em. yhdistysten koulutetut neuvojat tekevät pakkaamojen ja niiden sopimustuottajien auditoinnit.

Pakkaamoyritykset huolehtivat tiedottamisesta ja sopimustuottajiensa motivoinnista ja luovuttavat tilat ja puitteet koulutukseen.

3. HANKKEEN VAIHEET

Hankkeessa on kolme osaa: 1) koulutus- ja auditointipaketti pakkaamoille 2) tietojärjestelmät 3) viestintä/laatutyöstä tiedottaminen.  

1) Koulutus- ja auditointipakettia tarjottiin noin 10 suurimmalle Puhtaasti kotimainen - merkkiä käyttävälle kasvispakkaamoille. Alustavasti koulutuksesta sovittiin viiden pakkaamon kanssa. 

Koulutuspaketti sisältää yhden koulutuspäivän pakkaamon alihankkijoille, toisen päivän itse pakkaamoyrityksen auditointiin ja kolmannen päivän 2-3 pakkaamon alihankkijan auditointiin. Kouluttajina toimivat Katariina Lassheikki Puutarhaliitosta ja Erkki Rautio Kotimaiset Kasvikset ry:stä.

Pakkaamon alihankkijoille suunnattu päivä pitää sisällään auditointidemonstraation, jossa monipuolisen kuvasarjan tukemana käydään läpi auditoinnin aikana esitettäviä kysymyksiä. Lisäksi esitellään sitä yhdistyksen verkkosivulta löytyvää tukimateriaalia, jota yrittäjä voi vapaasti hyödyntää. Keskellä päivää on varattu aikaa ryhmätöiden tekemiselle. Ryhmät pohtivat ja kirjaavat ylös turvallisuutta edistäviä ideoita. Lopuksi ryhmätyöt puretaan. Osallistujille monistetaan tukimateriaalista joukko mallilomakkeita, joiden käyttökelpoisuutta esitellään.

Tähänastiset kokemukset tästä työtavasta ovat olleet positiivisia. Alihankkijoiden koulutuspäivä on toteutettu Ålands trädgårdshallin (75 osallistujaa) ja Närpiön Vihanneksen (25 osallistujaa) osalta. Vuoden 2009 alkuun on sovittu koulutuspäivien ajankohdat Oy K. Hultholm Ab:n, Vihannes-Laitilan ja Tuore-Tawastia Oy:n kanssa.

Auditoijien koulutuspäivä
Auditoijien palautepäivä pidettiin 19.8.08. Päivän tavoitteena oli virittää auditoijat tuleviin auditointeihin ja yhtenäistää ja yksinkertaistaa edelleen käytäntöjä. Päivään osallistui 9 auditoijaa.

2) Tietojärjestelmä
Hankkeessa kehitetään sähköinen järjestelmä auditoijien ja Kotimaiset Kasvikset ry:n yhteiskäyttöön. Se mahdollistaa tiiviin yhteydenpidon ja tulkintojen yhtenäistämisen ilman jatkuvia tapaamisia. Myös auditointeihin liittyvien dokumenttien hallinta on tarkoitus tehdä rationaaliseksi tällä työvälineellä. Kantavana ajatuksena on tehdä auditointijärjestelmän hoitaminen ja hallinnointi tehokkaaksi ja mahdollisimman vähän työtä vaativaksi.

Koska yhdistyksen viljelijärekisteri on tähän asti ollut erillisenä saarekkeena Access-tietokannassa, joudutaan se muokkaamaan ja siirtämään uuteen Kotimaiset Kasvikset ry:n extranet-järjestelmään. Extranet mahdollistaa oikeuksien antamisen ja järjestelmään pääsyn talon ulkopuolelta. Näin auditoija voi verkkoyhteyden välityksellä esimerkiksi siirtää tekemänsä auditointiraportit yhdistyksen tietokantaan. Periaatteessa extranetin avulla on mahdollista liittyä myös laajempaan tietojärjestelmäverkkoon, jolloin syntynyttä tietoa on mahdollista jakaa perustelluissa tilanteissa. Esimerkiksi tiedonvaihto viranomaisten kanssa saattaisi vähentää alan yrittäjiin kohdistuvaa valvontaa ja siten säästää yrittäjien kustannuksella tehtäviä valvontakäyntejä.

3) Viestintä

Kotimaiset Kasvikset ry osallistui Puutarhatekniikka 08 -näyttelyyn Lepaalla 14.–16.8.08 teemalla "Laatumerkki ja auditointi".

Laatuinfo
Laatuinfon tarkoituksena on kertoa Laatutarha-auditoinnista eri sidosryhmille. Lehteä painettiin ruotsinkielisenä 1500 kpl ja suomenkielisenä 5000 kpl. Kotimaiset Kasvikset ry postitti lehden noin 700 sirkkalehtimerkkiä käyttävään yritykseen, noin 200 puutarha-alan muulle toimijalle ja 375 kaupan ammattilaisille. Kasvispakkaamot saivat lehden näytenumeron ja heidän toivottiin ilmoittavan Kotimaisille Kasviksille haluamansa määrän lehtiä. Kauppapuutarhaliitto lähetti lehden noin 400 viljelijälle ja 700 kukkakauppaan. Taimistonviljelijät ry lähetti lehden noin 100 jäsenelleen ja MTK 250 tuottajajäsenelleen. Vuoden 2009 alussa lehti lähti vielä noin 900 Hedelmän- ja Marjanviljelijäin liiton jäsenelle. 

Kaupan kasvisammattilaisten retkipäivä
Tukkukauppojen vihannes- ja hedelmäasiantuntijoille järjestettiin retki auditoituihin puutarhayrityksiin 16.9.2008. Retken tarkoituksena oli tutustuttaa kaupan tukkuportaan hedelmä- ja vihannesostajat Kotimaiset Kasvikset ry:n auditoimiin yrityksiin ja Laatutarha-ohjeistoon, joka on auditointien perustana. Retkelle osallistui 16 kaupan edustajaa ja neljä henkeä Kotimaisista Kasviksista.

Koulutustilaisuudet:
 
 Erkki Rautio:

• Botnia Vihanneksen viljelijätilaisuus 8.4.2008 (Löften av Riktlinjer för kvalitetsodling)
• ÅTH:n viljelijäkoulutus 28.10.2008
• Närpiön Vihannes OSK:n viljelijäkoulutus 
• Perunaseminaari 11.–12.11.2008 (Puheenvuoro Kilpailukykyä auditoinnilla)

Sirkka Jaakkola:

• Laatuimagon ylläpitäminen tarkalla kasvinsuojelulla. Kotimaiset Kasvikset ry:n perunaseminaari Nokialla 11.–12.11.2008
• Luento 13.11.2008 HAMK Lepaan yksikössä "Kasvisyrityksiä koskevat hygieniasäädökset ja hygieniariskit".
• Koulutus 27.11.2008 HAMK Lepaan yksikössä "Kasvisyrityksen omavalvontakuvaus".
• Koulutus 27.11.2008 HAMK Lepaan yksikössä "Puutarhayrityksen Laatutarha-auditointi"

Lehtiartikkelit:

• Laatumerkillä on oltava myös sisältö (Itsearvioinnin tulokset avomaatiloilla) P&K 7/08
• Mitä on suomalainen laatu (Itsearvioinnin tuloksista perunatiloilla) Tuottava Peruna 2/08
• Itsearviointi paljasti kehittämiskohteita (Kasvihuoneviljely) P&K 11/08
• Beställ en auditering! Tilaa auditointi! Trädgårdsnytt 6/08
• Vasta auditointi tekee laatumerkin , Tätä mieltä -palsta P&K 11/08
• Kesä tuo kiireen ja vaaranpaikat (Työturvallisuus teemainen kirjoitus) P&K 13/08

Tukimateriaali, joka on tuotettu yhdistyksen verkkosivuille
Nuoren työntekijän palkkaamista koskevat erityissäädökset (word)
Asiakaspalautelomake (word)
Tulityöt puutarhayrityksessä (word)
Kasvisten käsittelyä koskevat hygieniasäädökset (ppt)

4. HANKKEEN ARVIOINTI PÄÄTOIMINNOITTAIN

1) Koulutus- ja auditointipaketti pakkaamoille
Pakkaamojen osallistuminen hankkeeseen on ollut aktiivista. Motivaatiota ja kiinnostusta on lisännyt se, että kauppa on samaan aikaan suositellut auditointia omille tavarantoimittajilleen. Pakkaamojen koulutustilaisuuksiin on saatu vaihteleva osuus pakkaamon alihankkijoista. (Ensimmäisessä viljelijätilaisuudessa oli 75 viljelijää, toisessa vain 25.) Runsaaseen kuvamateriaaliin perustuva koulutuspaketti on osoittautunut hyväksi tavaksi Laatutarha-ohjeistoon liittyvien asioiden käsittelyssä. Osallistuminen viljelijöiden ryhmätöihin koulutuksissa on ollut innostunutta. Riskikartoituksia ja vahinkoja ennaltaehkäiseviä toimia koskevien ryhmätöiden tulokset on koottu ja toimitettu sähköpostilla pakkaamoihin viljelijöille jaettaviksi. Pakkaamot ovat monistaneet koulutuspäivään osallistuville koosteen tukimateriaalista, jolloin esimerkiksi kaikille pakollisen omavalvontakuvauksen tekeminen on tehty helpoksi. Tukimateriaali on käyty koulutuspäivässä läpi niin, että viljelijä tietää mihin kaikkeen löytyy valmis lomake tai ohjeistus.

2) Tietojärjestelmät
Tietojärjestelmäosio on edennyt, mutta sitä ei ole vielä päästy testaamaan. Aiemmin erillisenä Access-tietokantana ollut viljelijärekisteri on siirretty osaksi Kotimaiset Kasvikset ry:n extranettiä, jonka rajattuihin osiin sallitaan auditoijien pääsy verkkoyhteyden avulla. Järjestelmään voidaan viljelijäkohtaisesti tallentaa kooste tilalla tehdyistä auditoinneista ja niihin liittyvät dokumentit. Järjestelmästä on mahdollisuus myös hakea yhteenvetotietoa tehdyistä auditoinneista. Järjestelmän rakenteesta luotiin viime vuoden puolella kirjallinen suunnitelma, jonka toteuttaminen on käynnissä. Ensimmäiset testaukset aloitetaan huhtikuun alussa.

3) Laatutyöstä tiedottaminen
Tiedotus puutarha-alan laatutyöstä ja auditoinneista on onnistunut kohtalaisen hyvin. Vuodelle 2008 suunnitellut toimenpiteet toteutuivat kutakuinkin aikataulun mukaisesti. Aika tuntuu olevan kypsä auditoinneista puhumiselle: Aihe on tullut esille monissa muissa yhteyksissä ja monilla aloilla se on vakiintunut käyttöön. Yhä useampi puutarha- ja peruna-alan yrittäjä näkee auditoinnin mahdollisuutena osoittaa yrityksen hyvän toimintatason asiakkailleen. Myös 96 jo auditoitua yritystä levittävät sanaa auditoinneista tehokkaasti. Auditoinneista kertovaa LaatuInfo -lehteä jaetaan pakkaamojen koulutuksiin osallistuville viljelijöille myös vuonna 2009.

5. VÄLIRAPORTIN TIIVISTELMÄ

Pakkaamojen koulutus- ja auditointipakettien markkinointi oli aktiivista, mutta vasta kaksi pakkaamoa halusi toteuttaa koulutuspäivän sopimustuottajilleen viime vuoden lopulla. Kokemukset olivat hyvin kannustavia. Laatutyöstä tiedottaminen eteni suunnitellusti ja opintoretki kaupan ammattilaisille sekä messuosasto Lepaan Puutarhatekniikka näyttelyssä toteutettiin. Samoin tehtiin alan laatutyötä esittelevä lehti Laatu-Info, jota painettiin ja postitettiin viljelijöille ja tärkeille sidosryhmille. Auditointeihin liittyvän tietojärjestelmän suunnittelu ja valmistelut saatiin hyvälle alulle, mutta varsinaiseen järjestelmän testaamiseen ei vielä päästy.