Målet har varit att utarbeta klara och praxisstyrande anvisningar som når så många som möjligt som deltar i livsmedelsupphandlingar. I framtagningen av anvisningarna har hela den offentliga sektorns livsmedelskedja deltagit vilket gjort det möjligt att beakta alla aktörers synpunkter.

”Upphandlingsanvisningarna är ett första uppslag till att lösa problematiken kring just livsmedelsupphandlingar och vi hoppas att diskussionen fortsätter utifrån dessa anvisningar. Enbart anvisningarna löser inte alla problem utan för att vi ska uppnå det bästa slutresultatet krävs en kombination av kunskaper, motivation och hårt arbete. Förutom att anvisningarna ska erbjuda rätta kunskaper hoppas vi att de motiverar till allt bättre prestationer inför de utmaningar som konkurrensutsättningen innebär”. Så beskrivs syftet med projektet av forskaren och konsulten Petteri Pohto som lett arbetet.

Att livsmedelsupphandlingarna varit problematiska och ineffektiva har till exempel orsakats av bristande kunskaper om upphandlingarnas kostnadsstrukturer, bristande kunskaper eller noggrannhet vid hantering av upphandlingsdokument och ibland helt enkelt av brist på tid eller lämpliga resurser. ”Som tur har vi i fråga om livsmedel kunnat undgå en tillströmning av fall till marknadsdomstolen, men under ytan sjuder det emellanåt”, konstaterar Pohto om situationen.

Olika faser i upphandlingsprocessen som utgångspunkt

Ett av målen med anvisningarna är att de ska vara lätta att använda och därför följer anvisningarnas struktur en typisk livsmedelsupphandlingsprocess. Genom att tänka efter till vilken fas i upphandlingsprocessen det aktuella problemet hör hittar man lätt den information man behöver eller åtminstone en första hjälp.

Upphandlingsprocessen är uppdelad i fem huvudfaser från det att upphandlingen förbereds till hanteringen av leverantörer. Utöver dessa behandlas tre specialområden i processen så att också livsmedlens särdrag, beställningsprocessen och ansvarsfulla upphandlingar blir tillräckligt synliga, eftersom dessa är viktiga ur upphandlingssynvinkel.

”I många guider som publiceras elektroniskt utnyttjar man inte tillräckligt webbens möjligheter utan publicerar det skriftliga materialet endast som sådant. Vi ville få till stånd en ändring i det här och försöker efter bästa förmåga utnyttja internets egenskaper bland annat i planeringen av strukturen och länkarna”, säger Pohto.

Andra egenskaper hos internet är realtidsaspekten och att det är lätt att uppdatera information. Upphandlingsanvisningarna kommer att uppdateras kontinuerligt vartefter att till exempel lagstiftningen ändras, ny nyttig information blir tillgänglig och brister i anvisningarna observeras. ”Vi hoppas att användarna ska vara aktiva. Vi kan inte svara på alla önskemål på momangen och objektiviteten försöker vi på alla sätt bevara, men all respons beaktas”, lovar Pohto. Det lättaste sättet att ge respons är via responssidan på upphandlingsanvisningarnas webbplats.

Upphandlingsanvisningarna har finansierats av Jord- och skogsbruksministeriets Kvalitetskedja och arbetet har stötts av Livsmedelsindustriförbundet rf, Kommunförbundet, Temagruppen Mat-Finland, beredningsgruppen för handboksserien Elinvoiman eväät, Finlands Dagligvaruhandel rf, Hansel Ab samt representanter för kommunsektorn, handeln och industrin. Anvisningarna realiserades av HSE Executive Education Oy vid Helsingfors handelshögskola.

Mer information:

Petteri Pohto, Scanplan Oy, konsult, tfn 050 367 6956, petteri.pohto(at)scanplan.fi